Gerade jetzt braucht man im Management einen kühlen Kopf und vor allem Zeit, um das Unternehmen zu stabilisieren, über seine Zukunft nachzudenken und belastbare Strategien zu entwickeln. Aber das ist schwierig, wenn die Krisen links und rechts am Rockzipfel zerren und Sie als Manager an allen Ecken und Enden Feuerwehr spielen müssen, um Ihre Mitarbeiter und Kollege zu unterstützen. Deshalb wollen wir Ihnen gute Management Methoden vorstellen, die helfen, Chaos zu bewältigen und wieder Struktur und Ruhe zu finden. In diesem Newsletter sprechen wir über Time-Boxing, eine Zeitplanungsmethode, die Ihnen Freiräume und neue Kapazitäten verschafft.
Je nach Ihrem Management-Stil und der Kultur in Ihrem Unternehmen, sind Sie als Manager vielschichtig eingebunden. Pflegen Sie beispielsweise eine „open-door policy“, so kann genau diese in Krisenzeiten dazu führen, dass Sie dauerhaft Feuerwehr spielen müssen und Ihr Arbeitstag zu großen Teilen fremdbestimmt wird.
Dabei bräuchten Sie gerade jetzt Kapazitäten, um die aktuelle Strategie kritisch zu hinterfragen und belastbare Strategien für die Zukunft zu finden – trotz oder gerade weil die Krisen Ihr operatives Geschäft immens beeinträchtigen. Gerade jetzt ist es notwendig, die Zeit für strategische Weichenstellung zu finden um langfristig aus den Krisen herauszukommen.
Time Boxing
Time Boxing hilft, effektiv und effizient an strategischen oder operativen Aufgaben zu arbeiten. Innovative Köpfe wie Bill Gates und Elon Musk nutzen diese Methode in Ihrem Arbeitsalltag.
- Eine Time Box ist – aus der Projektplanung heraus – ein fester Zeitrahmen für einen Vorgang in einem Projekt. Diese Time Box steht im Projektmanagement in Bezug zum Budget aber auch zum Zeitplan für geplante Tätigkeiten.
Natürlich kann man einwenden, dass der Arbeitsalltag und gerade die Krisenbewältigung nicht planbar ist und auch keine Grenzen kennt. Dennoch ist es für Sie als Manager essentiell, dass Sie Ihre Ressourcen und vor allem Ihre Zeit effizient und effektiv einordnen.
- Time-Boxing hilft Ihnen, feste Zeitblöcke für Aufgaben und Tätigkeiten zu reservieren. Das ist wichtig, weil auch Ihr Arbeitsalltag und Ihre Leistungsfähigkeit Grenzen hat, die Sie beachten sollten. Nur dann können Sie nachhaltig leistungsfähig bleiben.
Planung und Disziplin
Nehmen Sie also nicht immer alles sofort auf, was bei Ihnen auf dem Tisch landet. Berücksichtigen Sie nicht umgehend jedes neue Thema, das an Sie herangetragen wird. Sagen Sie den ständigen Unterbrechungen den Kampf an.
- Geben Sie den Themen im Gegenteil möglichst zeitnah eine Priorität, eine Zeiteinschätzung zur Lösung der Aufgabe und entsprechend eine Zeit-Box, in der Sie sich dieser Aufgabe widmen.
- Im Idealfall machen Sie sich einen einfachen Tages-, Wochen- und Monatsplan, der sowohl Regeltermine als auch Zeitfenster für Ihre Arbeit und Pausen vorsieht.
- Die Zeitfenster für die Arbeiten sollen nicht zu kurz gefasst werden, da Sie ansonsten schon zu Beginn in Stress geraten. Auch Zeitfenster für Open Door oder Rücksprachen sollten in die Planung eingebaut werden.
- Von entscheidender Bedeutung ist die Disziplin, sich fest an die Zeitblöcke zu halten.
Die Vorteile im Überblick
- Prioritätenplanung hilft, Aufgaben zu delegieren.
- Ein klarer Arbeitsplan mit Zeitfenstern erlaubt auch Kollegen und Mitarbeiter, verlässlich mit Ihnen zu planen.
- Auch Themen mit Priorität zwei oder drei bekommen ihr Zeitfenster und fallen nicht hinten rüber.
- Aufgaben werden nicht mehr aufgeschoben.
- Im jeweiligen Zeitfenster können Sie sich auf die eine Aufgabe konzentrieren und sie effektiv und effizient abarbeiten.
- Die bessere Struktur wirkt auch motivierend, denn Sie kommen tatsächlich besser voran.
- Sie können mit Time Boxing auch Zeitfenster für strategische Arbeiten planen, was im Chaos der kurzfristigen „Löscharbeiten“ ansonsten oft untergeht. So können Sie sich und Ihrem Unternehmen zu einem langfristigen Erfolg verhelfen.
Unser Zeitfenster für Sie
Wenn Sie Fragen zu Management- oder Projektplanungsmethoden haben, stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Außerdem können wir Ihnen bei strategischen Themen als Sparringspartner zur Verfügung stehen. Ihr Ansprechpartner ist Jens Hagmann, hagmann@bp-consultants.de.
